Menggelar pesta reuni mungkin tidak se-njelimet menyiapkan pesta pernikahan. Namun sebenarnya juga bukan hal mudah, mengingat banyak hal harus dipersiapkan, apalagi untuk reuni akbar. Bila Anda berencana mengadakan reuni akbar yang menyenangkan, heboh, dan layak dikenang, simak tip-tip berikut!
Trik mengundang
Kalau menerima undangan yang dikirim secara massal (broadcast message) biasanya kita merasa kurang sreg sehingga mengurangi minat untuk datang. Gunakan pendekatan yang bersifat personal melalui telepon, SMS, atau email. Sebutkan nama Anda dan teman yang diundang secara langsung. Kalau perlu, libatkan nama pihak ketiga yang ia kenal baik. Misalnya, ‘Halo Mira, saya Indah, alumni SMU 6 angkatan 80. Kami mau mengadakan reuni, nih. Teman kita, Dini dan Irene (yang ia kenal cukup dekat) juga akan datang, loh.’ Jangan lupa menambahkan kalimat yang menekankan bahwa kehadirannya benar-benar diharapkan supaya setiap orang merasa dihargai.
Rancang acara yang interaktif
Sesi acara yang paling penting dari reuni adalah bebas mengobrol, apalagi bila reuni baru pertama kali digelar setelah bertahun-tahun tak saling jumpa. Untuk itu, acara yang bersifat formal, seperti kata sambutan dari panitia, cukup ringkas saja dan bernada akrab. Rancang acara yang bersifat santai, seperti game, bernyanyi bersama, bertukar cerita di masa lalu, dan tak boleh ketinggalan—foto bersama. Supaya tidak berkelompok-kelompok, sebaiknya ada MC yang memandu.
Penanyangan foto-foto jadul melalui layar proyektor diiringi lagu-lagu yang populer kala itu, bisa menjadi bagian acara yang mengundang perhatian. Lebih baik lagi bila acara reuni juga memiliki misi sosial, seperti memberi donasi untuk sekolah atau guru.
Jangan lupa menyebar formulir kepada peserta yang berisi data alamat dan nomor kontak. Minta pula kesan dan saran mereka tentang acara tersebut untuk dievaluasi pasca acara.
Bagi-bagi suvenir
Sesi foto-foto boleh dibilang acara wajib. Selain tim dokumentasi yang disediakan oleh panitia, para peserta biasanya ikut saling memotret dengan kamera pribadi. Manfaatkan foto-foto tersebut untuk sovenir atau kenang-kenangan yang dibagikan kepada undangan dalam bentuk CD (compact disc). Bila akan dibagikan hari itu juga, persiapkan alat penunjang yang diperlukan, seperti laptop beserta card reader dan CD –serta petugas yang khusus mengerjakan itu.
Jangan lupa memasang foto-foto tersebut di facebook atau media sosial lainnya. Dengan melihat foto-foto –yang mestinya heboh—itu, siapa tahu teman-teman yang tak bisa hadir akan tertarik untuk datang ke reuni berikutnya. Sebaiknya foto-foto diunggah secara bertahap agar bisa 'dipelototi' lebih seksama dan dikomentari lebih leluasa.
Tentukan dresscode
Cara lain agar acara reuni semakin seru, terutama pada tampilan foto bareng adalah menerapkan dresscode. Tapi ingat, jangan yang terlalu sulit atau aneh-aneh. Sebab bisa saja orang jadi malas datang karena dresscode-nya dianggap merepotkan. Dresscode yang paling aman cukup dengan menentukan tema warna, misalnya sentuhan warna merah. Jika orang-orang yang (bakal) hadir sudah cukup akrab, bolehlah ditentukan tema yang lebih menantang, misalnya seragam putih-merah untuk dresscode reuni SD (bayangkan bapak-bapak pakai celana pendek SD, padahal kakinya sudah berbulu!).
Evaluasi pasca acara
Meski acara reuni sudah selesai bukan berarti pekerjaan panitia telah berakhir. Masih ada rentetan tugas yang harus dilakukan. Selain memberi laporan keuangan, wajib dilakukan evaluasi acara. Lihat lembar kesan dan pesan dari para peserta yang datang untuk masukan agar reuni selanjutnya bisa lebih baik lagi.
Trik mengundang
Kalau menerima undangan yang dikirim secara massal (broadcast message) biasanya kita merasa kurang sreg sehingga mengurangi minat untuk datang. Gunakan pendekatan yang bersifat personal melalui telepon, SMS, atau email. Sebutkan nama Anda dan teman yang diundang secara langsung. Kalau perlu, libatkan nama pihak ketiga yang ia kenal baik. Misalnya, ‘Halo Mira, saya Indah, alumni SMU 6 angkatan 80. Kami mau mengadakan reuni, nih. Teman kita, Dini dan Irene (yang ia kenal cukup dekat) juga akan datang, loh.’ Jangan lupa menambahkan kalimat yang menekankan bahwa kehadirannya benar-benar diharapkan supaya setiap orang merasa dihargai.
Rancang acara yang interaktif
Sesi acara yang paling penting dari reuni adalah bebas mengobrol, apalagi bila reuni baru pertama kali digelar setelah bertahun-tahun tak saling jumpa. Untuk itu, acara yang bersifat formal, seperti kata sambutan dari panitia, cukup ringkas saja dan bernada akrab. Rancang acara yang bersifat santai, seperti game, bernyanyi bersama, bertukar cerita di masa lalu, dan tak boleh ketinggalan—foto bersama. Supaya tidak berkelompok-kelompok, sebaiknya ada MC yang memandu.
Penanyangan foto-foto jadul melalui layar proyektor diiringi lagu-lagu yang populer kala itu, bisa menjadi bagian acara yang mengundang perhatian. Lebih baik lagi bila acara reuni juga memiliki misi sosial, seperti memberi donasi untuk sekolah atau guru.
Jangan lupa menyebar formulir kepada peserta yang berisi data alamat dan nomor kontak. Minta pula kesan dan saran mereka tentang acara tersebut untuk dievaluasi pasca acara.
Bagi-bagi suvenir
Sesi foto-foto boleh dibilang acara wajib. Selain tim dokumentasi yang disediakan oleh panitia, para peserta biasanya ikut saling memotret dengan kamera pribadi. Manfaatkan foto-foto tersebut untuk sovenir atau kenang-kenangan yang dibagikan kepada undangan dalam bentuk CD (compact disc). Bila akan dibagikan hari itu juga, persiapkan alat penunjang yang diperlukan, seperti laptop beserta card reader dan CD –serta petugas yang khusus mengerjakan itu.
Jangan lupa memasang foto-foto tersebut di facebook atau media sosial lainnya. Dengan melihat foto-foto –yang mestinya heboh—itu, siapa tahu teman-teman yang tak bisa hadir akan tertarik untuk datang ke reuni berikutnya. Sebaiknya foto-foto diunggah secara bertahap agar bisa 'dipelototi' lebih seksama dan dikomentari lebih leluasa.
Tentukan dresscode
Cara lain agar acara reuni semakin seru, terutama pada tampilan foto bareng adalah menerapkan dresscode. Tapi ingat, jangan yang terlalu sulit atau aneh-aneh. Sebab bisa saja orang jadi malas datang karena dresscode-nya dianggap merepotkan. Dresscode yang paling aman cukup dengan menentukan tema warna, misalnya sentuhan warna merah. Jika orang-orang yang (bakal) hadir sudah cukup akrab, bolehlah ditentukan tema yang lebih menantang, misalnya seragam putih-merah untuk dresscode reuni SD (bayangkan bapak-bapak pakai celana pendek SD, padahal kakinya sudah berbulu!).
Evaluasi pasca acara
Meski acara reuni sudah selesai bukan berarti pekerjaan panitia telah berakhir. Masih ada rentetan tugas yang harus dilakukan. Selain memberi laporan keuangan, wajib dilakukan evaluasi acara. Lihat lembar kesan dan pesan dari para peserta yang datang untuk masukan agar reuni selanjutnya bisa lebih baik lagi.
(Tamat)
Monika Erika, Erin Metasari