Komunikasi dengan e-mail berjalan lancar jika e-mail Anda cepat direspons.
Namun pasti beberapa kali Anda resah karena e-mail yang Anda kirimkan (kepada klien, narasumber, atau kolega kerja) sepertinya tidak direspons balik. Bolak-balik cek inboks, balasannya seperti tidak pernah sampai.
Kemungkinannya, e-mail Anda masuk ke spam sehingga tidak terlihat oleh penerima. Tapi, bisa juga si penerima tidak tertarik atau terlalu sibuk untuk membalas.
Anda bisa mencoba tip berikut agar e-mail profesional Anda dibalas.
1. Cek penulisan
Pastikan e-mail bebas dari kesalahan penulisan kalimat. Kesalahan membuat e-mail Anda tampak tidak profesional sehingga tidak dianggap serius oleh si penerima.
2. Ramah tapi tetap profesional
Perhatikan warna kalimat pada e-mail Anda. Ramah dan santai boleh, tapi tidak perlu akrab berlebihan. Hindari penggunaan emoticon, banyak tanda seru, dan kata yang diketik dalam huruf kapital.
3. Pendek dan padat
Jika si penerima tidak mengenal Anda sebelumnya, kemungkinannya kecil dia mau menghabiskan waktu membaca e-mail Anda.
Coba tulis e-mail sesingkat mungkin agar si penerima bisa langsung tahu isi e-mail. Bila perlu, utarakan maksud Anda dengan pointer.
4. Jangan membombardir
Kalau Anda belum menerima balasan juga, tahan diri untuk mengirimkan e-mail serupa terus-menerus dengan harapan si penerima menyadari keberadaan e-mail Anda. Buat toleransi waktu sampai berapa lama e-mail tidak dibalas supaya Anda bisa follow-up lagi.
Misalnya, setelah menunggu satu minggu, Anda dapat mengirimkan email kedua. Seminggu kemudian lagi belum ada respons juga, mungkin bisa menghubungi dengan telepon atau yang lainnya.
5. Batasi jangkauan e-mail
Strateginya, selain langsung berkomunikasi dengan orang yang dituju, Anda akan meminta bantuan (e-mail) orang lain yang kenal dengan si penerima e-mail Anda tadi.
Tapi, jangan mengirimkan e-mail kepada setiap orang yang mengenal objek e-mail Anda. Batasi maksimal dua orang. Kalau banyak orang, kesannya Anda putus asa dan tidak profesional.