Sediakan waktu persiapan yang cukup
Persiapan idealnya sekitar 3 bulan. Kalau harus menggumpulkan donasi atau sponsor berarti butuh waktu lebih lama, namun jangan sampai lebih dari 6 bulan –karena minat dan gairah biasanya sudah keburu padam. Waktu penyelenggaraan sebaiknya dipilih hari Sabtu atau Minggu di awal bulan. Lebih baik diadakan pada pagi hari, mulai pukul 10 sampai waktu makan siang. Rentang waktu acara (resmi) jangan terlalu panjang, cukup 3-4 jam, sehingga masih ada waktu untuk melepas kangen secara informal bila belum puas.