Email haruskah formal?
Tanya:
Selama ini saya terbiasa meminta sekretaris saya untuk membalas surat-surat resmi. Namun dewasa ini banyak surat resmi yang dikirim langsung ke email saya. Bagaimana etiketnya membalas email kepada klien, khususnya yang belum kita kenal? Apakah harus seformal surat resmi atau boleh sedikit lebih santai? (Hertanti, Bandung)
Jawab:
Meskipun bersifat modern, email yang berfungsi sebagai surat resmi tetap harus mengikuti peraturan tradisional, yaitu formal. Apalagi kalau Anda belum mengenal orang yang mengirim email tersebut. Misalnya, tidak menggunakan huruf-huruf kapital karena akan ‘kedengaran’ seperti Anda sedang berteriak. Selalu tulis email Anda dengan huruf besar pada awal kalimat disusul huruf kecil, seperti lazimnya surat resmi. Selain itu jangan sembarangan mem-forward email, karena belum tentu setiap orang bersedia alamat emailnya disebarluaskan. Satu lagi, jangan tergoda untuk mengirimi klien Anda email berantai, baik yang isinya serius maupun bercanda, karena tidak semua orang suka mendapat kiriman semacam itu. Agar hubungan via email lancar, selalu cek inbox Anda setidaknya dua kali sehari, pagi begitu tiba di kantor dan sore sebelum pulang.
[Simak juga persiapan ganti karier di usia 40]